Với phương pháp quản lý truyền thống, người ta thường sử dụng Excel để quản lý công việc, và quy mô lớn hơn là quản lý dự án. Tuy nhiên cách này chỉ phù hợp cho các dự án nhỏ, những doang nghiệp quy mô nhỏ, khối lượng công việc chưa nhiều. Đối với những doanh nghiệp lớn, việc áp dụng phần mềm quản lý công việc là cần thiết, giúp quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chúng tôi xin giới thiệu một số ứng dụng làm việc nhóm được đánh giá là ưu việt nhất dưới đây.
Ứng dụng làm việc nhóm là gì? Lợi ích của ứng dụng làm việc nhóm
Ứng dụng làm việc nhóm là là một phần mềm công nghệ giúp số hóa quy trình làm việc và quản lý công việc của các thành viên. Nhờ phần mềm, các nhà lãnh đạo hay các nhà quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát được tiến trình công việc cũng như quản lý quá trình làm việc của mỗi nhân viên của mình trên các thiết bị khác nhau như máy tính, máy tính bảng, smartphone… Thay vì phải họp trực tiếp để trao đổi và báo cáo, nhờ phần mềm quản lý công việc, chuyện giám sát sẽ trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.
Lợi ích ưu việt mà ứng dụng làm việc nhóm đem lại:
- Tăng sự hiệu quả và chính xác trong công việc
Đó chính là hiệu quả lớn nhất mà ứng dụng làm việc nhóm đem lại. Thông qua việc tiếp nhận, đồng bộ hệ thống dữ liệu tập trung về một mối, tự động tính toán và phân tích dữ liệu dựa trên những module có sẵn. Từ đó, việc tra cứu, phân tích và xuất dữ liệu sẽ dễ dàng hơn, từ đó đảm bảo sự chính xác trong quá trình làm việc. Ngoài ra đối với nhà quản lý, phần mềm cũng giúp họ nắm được tổng quát quá trình làm việc để kịp thời can thiệp nếu có lỗi phát sinh ở một khâu nào đó.
- Tiết kiệm thời gian
Nếu như sử dụng giấy hay Excel làm công cụ quản lý thì sẽ kém hiệu quả về yếu tố thời gian khi nó không có nhiều tính năng hỗ trợ, đặc biệt trong việc cập nhật dữ liệu và phân quyền, ứng dụng quản lý sẽ thay bạn làm tất cả những điều đó, giúp bạn loại bỏ nhưng công đoạn thừa không đáng có trong quá trình làm việc (họp báo cáo, gửi file để chia sẻ dữ liệu..). Nhờ đó, thời gian hoàn thành công việc được rút ngắn nhất có thể.
- Bảo mật thông tin tốt hơn
Những phần mềm quản lý công việc có một yếu tố mà các phần mềm tin học văn phòng không thể làm được, đó chính là cài đặt bảo vệ và sao lưu dữ liệu. Sẽ thật rủi ro nếu bạn lưu trữ dữ liệu công ty dưới dạng phần mềm quản lý file Excel, nếu chẳng may file đó bị rò rỉ ra ngoài, hay máy tính bạn bị hỏng, khả năng đánh mất dữ liệu của bạn rất cao. Ứng dụng quản lý công việc sẽ hoàn toàn khắc phục những yếu điểm đó thông qua việc cài đặt mật khẩu bảo vệ, phân quyền truy cập khoa học cũng như áp dụng công nghệ điện toán đám mây để sao lưu dữ liệu.
- Chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc
Với nhiều tính năng hỗ trợ cũng như khả năng bảo mật tốt, chắc chắn những ứng dụng làm việc nhóm sẽ đem lại sự chuyên nghiệp. Người lãnh đạo hay quản lý có thể quản lý công việc theo hướng tập trung chỉ thông qua một phần mềm, giúp phân chia nhiệm vụ đều sẽ được phân chia một cách khoa học, công bằng hơn. Đồng thời qua phần mềm, mọi người cũng có tính tương tác cao hơn khi làm việc, được hỗ trợ tối đa khi cần thiết, tạo nên một quy trình làm việc chuyên nghiệp.
Top 6 ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp hiệu quả tốt nhất
Ứng dụng làm việc nhóm chuyện nghiệp Microsoft To-Do
Microsoft To-Do là một ứng dụng quản lý công việc hiệu quả do Microsoft thiết kế và phát triển, phù hợp cho việc quản lý công việc cá nhân, giúp người dùng giup nâng cao theo dõi và tập trung vào những điều họ cần thực hiện. Chức năng lớn nhất của phần mềm này là nhắc việc, ghi nhớ công việc cần phải làm. Một điểm mạnh của Microsoft To-Do là sở hữu từng mục công việc riêng biệt, từ đó người dùng có thể khởi tạo công việc con, ghi chú và đặt deadline. Tính năng này không phải phần mềm nào cũng sở hữu. Đây là phần mềm quản lý công việc miễn phí, và bạn có thể kết hợp lịch trình cá nhân trên outlook của mình vào. Tuy nhiên vì là phần mềm miễn phí, nên Microsoft To-Do vẫn thiếu một số những tính năng về gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm.
Phần mềm quản lý công việc Google Tasks
Nếu như Microsoft có Microsoft To-Do thì Google có Google Tasks, hỗ trợ người dùng cá nhân tối đa trong quản lý công việc. Đây là ứng dụng nhắc nhở học tập, công việc, có khả năng tích hợp với bộ ứng dụng của Google như Gmail hay Google Calendar. Từ đó nó giúp bạn rút ngắn thời gian hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Thông qua các tab công việc, bạn có thể chỉnh sửa, ghi chú chi tiết, thêm deadline hoàn thành và chọn chế độ nhắc việc. Cũng tương tự như Microsoft To-Do, Google Tasks hoàn toàn miễn phí, đơn giản và dễ sử dụng. Nó cũng có một số hạn chế về việc khởi tạo hệ thống công việc con, cũng như tùy chỉnh sắp xếp và quản lý công việc theo ý mình.
Phần mềm quản lý làm việc Microsoft Project
Microsoft đã phát triển ra bộ ứng dụng quản lý công việc khá hoàn hảo dành cho nhiều mục đích khác nhau. Áp dụng trên quy mô dự án, Microsoft Project hoàn toàn là một sự lựa chọn phù hợp cho những Project Manager và các thành viên trong team. Microsoft Project hỗ trợ việc quản lý công việc của toàn dự án thông qua các tính năng tạo kế hoạch cho dự án, thiết lập tiến độ, phân bổ nguồn lực và chi phí, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin dự án, cộng tác và chia sẻ dữ liệu và lập báo cáo. Người dùng dễ dàng tùy chỉnh công việc, quản lý tiến độ và chi phí dự án theo phương pháp Earned Value Method.
Wrike – làm việc nhóm và quản lý công việc hiệu quả
Xuất hiện trên thị trường từ năm 2003, đến nay phần mềm Wrike đã có 17 năm là lựa chọn tin cậy của các doanh nghiệp trong việc ứng dụng làm việc nhóm, quản lý dự án . Ưu điểm lớn nhất của Wrike chính là có tính trực quan cao, giúp người dùng dễ dàng thao tác ngay khi bắt đầu. Wrike cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tạo công việc, lên kế hoạch, cộng tác với các thành viên, theo dõi tiến độ theo thời gian, lập báo cáo cũng như khả năng tuỳ biến tốt, giúp người dùng được tự do sửa đổi bảng điều khiển của nó theo ý muốn.
App quản lý công việc nhóm Microsoft Teams
Bộ ba hiệu quả trong việc quản lý công việc cùng với Microsoft Project và Microsoft To-Do, cùng nằm trong hệ sinh thái Office 365 đó chính là Microsoft Teams. Đây được xem như một ứng dụng “all-in-one” khi nó tích hợp đầy đủ các tính năng phù hợp cho việc quản lý công việc theo nhóm nhỏ: chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ dữ liệu,… Microsoft Teams cũng dễ dàng kết hợp với hơn 400 công cụ và trình kết nối khác nhau trong Microsoft Teams Hub App Store như Skype, gói dịch vụ Direct Routing (Định tuyến Trực tiếp) và Calling Plan (Gói thuê bao)… để phục vụ việc quản lý dự án tốt hơn. Tuy nhiên, phần mềm này lại lộ ra yếu điểm về mặt phân quyền cũng như không dành để theo dõi tiến độ dự án, mà đóng vai trò là một kênh báo cáo hơn.
Ứng dụng Trello
Được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban bằng các bảng truyền đạt thông tin, các phiếu liên lạc giữa các công đoạn, Trello giúp người dùng quản lý công việc bằng việc tạo các bảng công việc, đánh dấu trạng thái tương ứng (ví dụ: To do, Doing và Done) và kéo thả vào các thư mục lớn. Đây là một ứng dụng thiên về tính trực quan, giúp mọi người trong team có thể nắm bắt danh sách và trạng thái công việc của mình, cũng như giúp người lãnh đạo nắm được tình hình công việc chung. Tuy nhiên Trello lại không mạnh tính năng về phân quyền, cũng như còn nhiều hạn chế trong việc nhắc deadline. Phần mềm này phù hợp với các nhóm có dự án ngắn và yêu cầu sự linh hoạt, không phù hợp cho các dự án dài hạn, quy mô lớn đặc biệt có sử dụng yếu tố outsource.
Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn tìm ra ứng dụng làm việc nhóm tốt nhất cho mình.
