Scan tài liệu chính là một trong những công việc không thể nào thiếu đi được nhất là đối với các công ty, văn phòng cần soạn thảo và scan các văn bản, hợp đồng và tài liệu quan trọng hay các hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, các file lưu trữ cùng như hình ảnh,…đều được chỉnh sửa và lưu trữ trên các thiết bị thông minh khác. Để làm được điều đó thì việc sử dụng máy scan là điều không thể nào thiếu được là luôn nhờ đến sự trợ giúp từ phần mềm scan hỗ trợ bạn điều đó.
Việc sử dụng scan tài liệu sẽ mang lại cho bạn khá nhiều lợi ích như tiện lợi cho bạn lưu trữ tài liệu, bảo mật các thông tin nhanh chóng,… Vậy làm sao để scan được và những phần mềm scan nào tốt? Tiếp theo đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn ứng dụng scan cũng như top 5 phần mềm scan không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp. Hãy lưu ý bạn nhé!
I/ Phần mềm scan là gì?
Có thể bạn chưa biết, phần mềm scan là một trong những ứng dụng hỗ trợ cho người dùng và đồng thời chuyển đổi các dữ liệu trên tài liệu bản cứng sang dữ liệu và được lưu trữ trên mọi thiết bị thông minh hay trên hệ thống số đều được. Đặc biệt, app scan thường được tích hợp sẵn trên máy scan hay được tải riêng ở ngoài.
II/ Top 5 phần mềm scan không thể thiếu với doanh nghiệp
Như vậy, bạn cũng đã hiểu hơn về phần mềm scan là gì rồi đúng không nào? Tiếp sau đây là top 5 phần mềm scan mà bạn không nên bỏ qua.
1. Phần mềm scan Office Lens
Phần mềm scan Office Lens được biết đến là phần mềm tài liệu được phát triển với mục đích nâng cao trải nghiệm cho người dùng.
Thường thì phần mềm này được sử dụng trong việc quét văn bản, hóa đơn, danh thiếp, ghi chú hay là ghi bảng trắng – đen. Hơn nữa, sử dụng phần mềm này cũng sẽ giúp cho bạn không bị giới hạn do định dạng quét, sự linh hoạt trong suốt quá trình sử dụng. Tuy nhiên, phần mềm scan Office Lens còn sử dụng các kỹ thuật như OCR để nhận diện được văn bản viết tay hoặc là văn bản in với mục đích cho phép người dùng tìm kiếm, chỉnh sửa và sao chép.
Chưa dừng lại ở đó, app scan Office Lens còn có khả năng cắt, điều chỉnh màu sắc sao cho hợp lý nhất, thêm địa chỉ liên lạc từ các danh thiếp đã được scan nhanh chóng đồng thời chiết xuất các thông tin, chi tiết và đồng thời lưu vào danh bạ điện thoại. Nếu như bạn đang lo lắng khi ánh sáng lóe trong lúc scan thì chế độ bảng trắng của phần mềm này sẽ giải quyết triệt để vấn đề trên cho bạn.
Đặc biệt, sử dụng scan Office Lens thì người dùng hoàn toàn có thể lưu bản scan này qua one not hay onedrive đồng thời chuyển hết sang định dạng word, PDF hay Powerpoint đều được.
2. Phần mềm scan văn bản Adobe Scan
Phần mềm scan văn bản Adobe Scan chính là ứng dụng scan hỗ trợ cho người dùng có thể sử dụng được hệ điều hành IOS và Android. Hơn nữa, sử dụng scan văn bản Adobe bạn có thể nhận thấy được khả năng quét văn bản, hóa đơn, danh thiếp, ghi chú hay là ghi bảng trắng – đen và ngoài ra người dùng còn được chụp ảnh nữa.
Tuy nhiên, với ứng dụng Adobe Scan cũng được ứng dụng vào các kỹ thuật OCR nhằm hỗ trợ cho người dùng tạo được tập tin PDF, sử dụng các tính năng nâng cao như xoay, cắt, điều chỉnh màu sắc.
Hơn nữa, tính năng quét người dùng sẽ được lưu vào trong Adobe Document để có thể truy cập, đánh dấu và chia sẻ, ghi chú và tìm kiếm một cách dễ dàng hơn và nhanh chóng kết nối các dịch vụ có trong Adobe mục đích chuyển đổi toàn bộ tài liệu sang Microsoft Office trở nên dễ dàng hơn.
3. PDFelement chuyên nghiệp
Riêng với phần mềm PDFelement thì được sử dụng chủ yếu để scan trên máy tính. Với phần mềm này thì đặc biệt hơn các ứng dụng scan khác bởi có nhiều chức năng hơn.
Một trong các chức năng có trong PDFelement gồm có xem, chỉnh sửa nội dung trong văn bản, hình ảnh sau khi scan và chỉnh sửa/ chèn ảnh thêm nhận xét, chủ thích và đặc biệt chèn thêm chữ ký điện tử. Dù cho phần mềm PDFelement là trình duyệt miễn phí nhưng đối với người dùng thì muốn có nhiều chức năng hơn thì phần mềm PDFelement cũng được tích hợp phiên bản mất phí. Với phiên bản mất phí này sẽ giúp cho người dùng được trải nghiệm nhiều tính năng hơn.
4. Advanced Scan to PDF
Tiếp theo đây, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn Advanced Scan to PDF. Đây là phần mềm mang đến khá nhiều ưu điểm vượt trội như định kích thước trang, điều chỉnh kích thước, vị trí, loại nén của hình ảnh.
Hơn nữa đây là phần mềm hoàn toàn miễn phí đấy nhé. Ngoài ra, với scan Advanced Scan to PDF còn mang đến cho bạn tính năng thêm chữ ký số, bảo vệ mật khẩu đối với tài liệu được tạo. Do đây là phần mềm free nên sử dụng vô cùng dễ dàng và có khả năng chuyển đổi các tệp tin, dữ liệu với các định dạng khác nhau sau PFD chẳng hạn như fax, bản vẽ và hình ảnh dạng PNG; TIFF; GIF; JPG và BMP.
Vậy nên, đây có lẽ là tính năng được đánh giá khá mạnh mẽ và chủ động hơn trong việc chuyển đổi tài liệu hay chuyển đổi các hình ảnh từ dạng này sang dàn PDF nhằm thực hiện thao tác chỉnh sửa và quét.
5. Phần mềm “Not Another PDF Scanner 2”
Cuối cùng mà chúng tôi muốn nhắc đến ở đây là scan ảnh Not Another PDF Scanner 2. Với các phần mềm khác thì có khả năng scan tài liệu, các văn bản, hóa đơn và các chứng từ thì riêng ứng dụng scan ảnh Not Another PDF Scanner 2 thì lại khuyến khích scan hình ảnh.
Việc scan hình ảnh sẽ giúp người dùng có thể lưu file và quét được dưới các định dạng khác nhau. Một trong các định dạng đó chính là JPEG; PDF; TIFF và PNG. Hơn nữa, scan ảnh Not Another PDF Scanner 2 còn cho phép người dùng điều chỉnh độ phân giải, độ sáng và độ tương phản của hình ảnh.
Đặc biệt, với phần mềm này còn được thêm một số tính năng như OCR để nhận dạng được ký tự các văn bản scan đa ngôn ngữ giúp cho việc quét và lưu tài liệu ở dạng file kỹ thuật số và xuất nội dung sang file văn bạn để tiện lợi hơn trong việc xử lý các dữ liệu. Và người dùng hoàn toàn có thể thay đổi ngôn ngữ giao diện nhanh chóng, trực tiếp từ cửa sổ chính trong phần mềm.
III/ Công dụng của phần mềm scan tài liệu
Phần mềm scan tài liệu sẽ hỗ trợ cho người dùng rất nhiều trong quá trình scan. Tiếp sau đây sẽ là các công dụng của phần mềm scan tài liệu mà bạn không nên bỏ qua.
– Tiết kiệm không gian lưu trữ:
Việc quản lý và lưu trữ mọi tài liệu theo phương pháp truyền thống vừa mất chi phí mua sắm kệ đựng tài liệu, giá hay tủ thậm chí thuê văn phòng lưu trữ. Nhưng khi sử dụng phần mềm scan thì mọi thứ đều trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi tài liệu, thông tin đều được lưu trữ trên hệ thống số riêng. Như vậy vừa tiết kiệm được thời gian và chi phí khác.
– Bảo mật thông tin an toàn:
Sử dụng phần mềm scan thì mọi thông tin đều được bảo âm trên môi trường số và mỗi một phần mềm sẽ có các chế độ bảo mật riêng nhằm hạn chế trường hợp bị thất lạc hay đánh cắp dữ liệu.
– Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng:
Mọi thông tin, dữ liệu sau khi scan đều được đẩy hết lên hệ thống quản lý chung và người dùng hoàn toàn có thể sắp xếp lại theo thứ tự rõ ràng, hỗ trợ cho việc tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Ngoài những phần mềm scan mà chúng tôi kể trên còn một số phần mềm scan khác nhưng không mang lại hiệu quả cao cũng như ít tính năng nên không liệt kê tại đây. Qua bài viết vừa rồi, chắc bạn cũng sẽ hiểu hơn về phần mềm scan cũng như một số công dụng mà phần mềm scan mang lại đúng không nào? Hy vọng với top 5 phần mềm mà chúng tôi đã giới thiệu ở trên sẽ giúp cho bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất.
