Trong bối cảnh công nghệ, kỹ thuật lên ngôi như hiện nay, để có thể đáp ứng được yêu cầu của xã hội, mỗi cá nhân, tổ chức, đơn vị đều cần phải nâng cao năng suất làm việc của mình. Muốn làm được điều đó, sử dụng các phần mềm quản lý tiến độ dự án và công việc sẽ là phương pháp cực kỳ tuyệt vời. Hiện nay, không khó để chúng ta có thể tìm kiếm và sử dụng một phần mềm như vậy, tuy nhiên làm sao để có được ứng dụng tốt, phù hợp, hiệu quả nhất lại là vấn đề không đơn giản. Vì vậy, sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu về top 5 các phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất.
Tính năng tiêu chuẩn của phần mềm quản lý công việc và dự án
Hiện nay, quản lý công việc, dự án đang là một vấn đề rất quan trọng không chỉ với các cá nhân mà còn là đối với các tổ chức, công ty lớn. Nếu khả năng quản lý, điều khiển hoạt động, công việc cũng như dự án được tốt, chắc chắn lợi nhuận của công ty sẽ được gia tăng vượt bậc. Tuy nhiên, không giống như trước khi, việc quản lý không được thực hiện theo phương pháp thủ công mà còn ứng dụng rất nhiều công nghệ hiện đại, trong đó ta không thể không kể tới các phần mềm quản lý công việc và dự án.
Theo Matt Long (CEO tại groovetechnology.com – The Company Provides Developers) chia sẽ thì mục đích của việc sử dụng các phần mềm, ứng dụng quản lý công việc hiện đại chính là phục vụ quá trình quản lý công việc, nâng cao hiệu suất, tối giản hóa chúng. Vì thế nên, đương nhiên tính năng của các phần mềm này đó là giải quyết các khâu trong quản lý như minh bạch hóa quá trình liên hệ, giao- nhận việc giữa nhân viên và người quản lý, lên kế hoạch cho tổ chức, công ty và nhân viên của họ.
Tất nhiên, nếu muốn phân tích tính năng của các phần mềm, chúng ta cần phải đánh giá qua 2 góc độ đó là nhân viên và nhà quản lý.
Đối với đội ngũ nhân viên:
- Phần mềm quản lý giúp họ bao quát được tất cả công việc mình cần thực hiện trong từng ngày, tuần, tháng hoặc thậm chí là dài hạn hơn.
- Giúp họ nhận biết được đâu là những công việc quan trọng, cần phải ưu tiên hoàn thành trước.
- Là cơ sở để nhân viên có thể lên kế hoạch thời gian một cách cụ thể, chi tiết cho công việc của mình.
- Ứng dụng quản lý còn hỗ trợ tốt cho quá trình làm việc nhóm của nhân viên.
Đối với người quản lý:
- Giúp người quản lý sắp xếp được các công việc, dự án của từng cá nhân, bộ phận trong công ty, doanh nghiệp.
- Có thể kịp thời ra quyết định, xử lý các vấn đề, sự cố xảy ra trong công việc.
- Là công cụ để phân chia nguồn lực thời gian, con người để hoàn thành các công việc đúng thời hạn, chất lượng.
Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí và dự án phổ biến nhất
1. Mona PMS- Phần mềm quản lý công việc
Nếu bạn muốn trải nghiệm một phần mềm, ứng dụng quản lý được xây dựng, phải triển bởi Việt Nam thì Mona PMS là phần mềm quản lý công việc hằng ngày tuyệt vời nhất hiện nay. Mona PMS được xây dựng và hoàn thiện trong nhiều năm qua, phần mềm này đã sở hữu rất nhiều những tính năng tốt nhất, không hề thua kém so với tất cả những phần mềm nước ngoài khác. Vì thế bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng.
Ưu điểm của Mona PMS: Như đã nói, phần mềm Mona PMS sở hữu tất cả những tính năng của các ứng dụng quản lý nước người như xây dựng kế hoạch chi tiết cho dự án, quản lý, phân bố nguồn lực về nhân sự, tài chính trong công ty. Bên cạnh đó, phần mềm này được phát triển tại nước ta, bởi những nhà thiết kế phần mềm trong nước, vì thế nó xứng đáng được chúng ta ưu tiên sử dụng.
2. Asana- Phần mềm quản lý công việc miễn phí
Nếu bạn là một nhà quản lý và muốn tìm các phần mềm hỗ trợ cho công việc của mình trở lên hiệu quả, đơn giản, thuận tiện hơn thì Asana chắc chắn sẽ là sự lựa chọn vô cùng hợp lý. Chỉ với một giao diện vô cùng cơ bản, Asana có khả năng giúp nhà quản lý của các công ty thực hiện các công việc quan trọng như: phân bổ nhân sự, quản lý dự án, thời gian, nhân viên, nguồn lực, tài chính của công ty.
Ưu điểm của Asana: Phần mềm quản lý Asana sở hữu rất nhiều ưu điểm tuyệt vời mà chắc chắn bất cứ một nhà quản lý nào cũng đều mong muốn. Chúng ta có thể kể tới một số tính năng ưu việt nhất như khả năng cộng tác, tính năng lập kế hoạch cho các dự án, xây dựng báo cáo miễn phí, tính năng phân quyền sử dụng cho từng bộ phận.
3. Trello- Phần mềm quản lý và theo dõi công việc, dự án
Tiếp theo, trong số các phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay, Trello sẽ là cái tên mà chúng ta nên chú ý tới. Giao diện chính của phần mềm Trello là một bảng thông tin lớn, trên đó bao hàm rất nhiều thành phần quan trọng của công ty, doanh nghiệp mà các nhà quản lý cần phải làm chủ. Hơn thế nữa, những thao tác, kỹ thuật làm việc trên phần mềm này cũng vô cùng đơn giản, dễ dàng để có thể thực hiện. Vì thế người dùng không cần quá am hiểu về công nghệ, kỹ thuật để dùng nó.
Ưu điểm của Trello: Phần mềm Trello sở hữu một số ưu điểm về tính năng như khả năng quản lý hiệu quả, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Đặc biệt, giao diện, kỹ thuật sử dụng đơn giản, giúp người dùng có thể dễ dàng tiếp cận, làm việc.
4. Wrike- Ứng dụng quản lý và sắp xếp công việc
Wrike có khả năng hỗ trợ cả người quản lý lẫn nhân việc của doanh nghiệp một cách vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên, bên cạnh đó thì Wrike còn được coi như là ứng dụng thay thế rất nhiều các công cụ làm việc khác chẳng hạn như gmail. Bởi thế nên, trong nhiều năm qua, Wrike luôn được các nhà quản lý cũng như người dùng đánh giá là một trong số các phần mềm uy tín, nên sử dụng nhất.
Ưu điểm của Wrike: Về mặt ưu điểm, Wrike sở hữu gần như tất cả những tính năng của Asana, chẳng hạn như lập kế hoạch công việc, xây dựng báo cao, phân cấp quản lý cho từng bộ phận… Không những vậy, phần mềm này còn được cung cấp miễn phí cho người dùng, do đó nó là sự lựa chọn của hầu hết các đơn vị nhỏ, ít vốn nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cao.
5. Jira Software- Phần mềm quản lý, theo dõi dự án
Nhắc tới các phần mềm hay ứng dụng quản lý, theo dõi dự án thì cái tên Jira Software luôn nằm trong số những sự lựa chọn hàng đầu. Phần mềm này hoạt động dựa trên nguyên tắc tập trung, Jira Software chú trọng vào việc xây dựng kế hoạch hoạt động cho từng dự án, phân phối nhân sự, tài chính cũng như thời gian nhằm mang tới sự hiệu quả công việc cao nhất. Đặc biệt, Jira Software còn có thể giúp chúng ta theo dõi, phát hiện các vấn đề có thể xảy ra trong suốt thời gian làm việc để chúng ta kịp thời xử lý.
Ưu điểm của Jira Software: Ưu điểm đầu tiên của Jira Software đó chính là nó cung cấp rất nhiều mẫu báo cáo, cho phép người dùng thoải mái lựa chọn theo từng trường hợp cụ thể. Bên cạnh đó, phần mềm này còn có khả năng lựa chọn cấp quyền sử dụng theo từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp.
Như vậy, bạn có thể thấy rằng ở thời điểm hiện tại, việc áp dụng các phần mềm, ứng dụng trong công việc quản lý là vô cùng quan trọng và cần thiết. Đặc biệt, top 5 phần mềm quản lý công việc và dự án sẽ mang đến cho các bạn rất nhiều sự thuận lợi, nâng cao năng suất làm việc tới mức tối đa.
>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất bạn nên dùng, Top 5 phần mềm quản lý khách sạn nhỏ và vừa được sử dụng nhiều 2020
