Trong mỗi doanh nghiệp, việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản là vô cùng quan trọng. Theo đó, các công ty, doanh nghiệp đều cần có một hệ thống hỗ trợ việc quản lý văn bản, công văn. Nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thêm sự thuận lợi trong việc tự vận hành có tính hệ thống, các phần mềm thông minh giúp hỗ trợ quản lý văn bản đã được ra đời. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, phần mềm quản lý văn bản còn giúp nâng cao năng suất làm việc. Vậy phần mềm quản lý văn bản là gì? Cùng tech-buzz đi tìm hiểu về phần mềm quản lý văn bản và những cái tên nổi bật nhất trong bài viết này nhé.
Phần mềm quản lý văn bản là gì?
Phần mềm quản lý văn bản là công cụ giúp các công ty, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý tài liệu, giấy tờ đi, công văn, thu thập dữ liệu, văn bản, giúp nâng cao hiệu quả công việc, hạn chế các rủi ro, tiết kiệm thời gian, đồng thời cũng giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Các phần mềm quản lý văn bản luôn được định dạng dưới nhiều dạng cấu trúc khác nhau để từng cá nhân, doanh nghiệp đều phù hợp và có thể sử dụng. Một phần mềm quản lý văn bản sẽ có nhiều tính năng khác nhau như thu nhận cập nhật, quản lý, chia sẻ, chỉnh sửa và phân phối thông tin tài liệu dưới nhiều dạng khác nhau như video, văn bản, audio, hình ảnh, báo cáo xuất ra từ ứng dụng, email…
Đối với phương pháp lưu trữ cũ sử dụng file cứng, các doanh nghiệp cần phẩm tốn khá nhiều thời gian và chi phí cho cơ sở vật chất để có thể lưu trữ toàn bộ các văn bản hồ sơ. Đối với cách này rủi ro hao mòn và mất mát thậm chí vẫn tồn tại. Cũng bởi vậy mà phương pháp lưu trữ bằng file mềm được sử dụng nhiều hơn rất nhiều.
Để lưu giữ và quản lý các văn bản theo kiểu truyền thống các doanh nghiệp sẽ phải mất nhiều thời gian để hệ thống hóa, chia sẻ hay tìm kiếm dữ liệu trong trường hợp cần thiết. Phần mềm quản lý văn bản được xem như một kho lưu trữ trung gian khổng lồ và thậm chí là còn hơn thế nữa, nó giúp cho công việc quản lý văn bản trở nên khoa học hơn, tiết kiệm thời gian phản hồi từ hệ thống, đơn giản hóa mọi thao tác và đảm bảo tính chính xác.
Top 6 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ chất lượng hiệu quả nhất
CloudOffice
Phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice sẽ là cái tên được nhắc tới đầu tiên trong danh sách này. Phần mềm này giúp quản lý các công văn, văn bản của doanh nghiệp thông qua các chức năng như quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý thời hạn xử lý văn bản, quản lý tờ trình, cập nhật tình trạng xử lý… phân loại và phê duyệt văn bản, thống kê các báo cáo nghiệp vụ, tạo liên kết văn bản….
Trong việc xử lý các văn bản do bộ phận nào đảm nhận, thời hạn thế nào… đều sẽ được thể hiện rõ trên hệ thống. Nhiều bộ phận đều có thể truy cập cùng lúc và hoàn thiện các công việc khác nhau. Mọi người có thể triển khai sử dụng CloudOffice ở nhiều mức độ khác nhau, từ đơn giản chỉ cho phép một bộ phận quản lý cho đến phân quyền cho nhiều bộ phận cùng quản lý. Ủy quyền chức năng, mỗi bộ phận sẽ chỉ có thể phụ tránh một số công việc nhất định.
eBizOffice
Với nhiều tính năng hữu ích, phần mềm eBizOffice giúp quản lý toàn bộ văn bản đi, văn bản đến, văn bản dự thảo, văn bản nội bộ… thực hiện gửi và nhận các văn bản trong nội bộ và cả ở bên ngoài, thiết lập luồng xử lý, lưu trữ thông tin doanh mục, theo dõi xử lý văn bản. eBizOffice có thể tự động hóa và xử lý một khối lượng công việc khổng lồ của doanh nghiệp.
Nhiều tính năng thông minh hỗ trợ giải quyết cùng lúc nhiều công việc chỉ trong thời gian ngắn. Phù hợp với các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, eBizOffice được sử rộng rãi. Sử dụng mô hình MVC, nền tảng .Net Framework để phát triển cùng hệ quản trị CSDL: SQL Server. Nhờ vậy mà bất kỳ doanh nghiệp vừa hay nhỏ có mô hình đặc thù như thế nào thì eBizOffice cũng có thể đáp ứng tốt các nhu cầu đó.
C-Office
C-Office là một phần mềm quản lý công văn được đóng gói từ giải pháp eDocman Plus. Đây được xem là giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp trong việc số hóa quy trình quản lý các văn bản, quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng một cách tự động. Được xây dựng dựa trên nền tảng Portal & Collbaration: MS Sharepoint, phần mềm C-Office có khả năng mở rộng và được tích hợp nhiều tính năng khác nhau như Office, Microsoft, Windows Explore.
C-Office có đủ các tính năng cần thiết như tìm kiếm, nhân và gửi văn bản, kiểm soát thời gian việc của các thành viên, kiểm soát văn bản đi và đến, ghi nhận hòm thư…. Bên cạnh đó, phần mềm này còn có thể chạy trên nhiều nền tảng công nghệ khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh, ipad….
DocEye
DocEye là một phần mềm của FSI, đây là nhà cung cấp các giải pháp số hóa và chuyển đổi số top đầu của nước ta. Nó được sử dụng để hỗ trợ quản lý các văn bản thông qua việc quản lý, lưu trữ, các công việc thu nhận và phân phối dữ liệu, thông tin phi cấu trúc của doanh nghiệp tới người dùng. Qua đó, tạo ra những tác động tích cực tới quy mô tổ chức của chính doanh nghiệp.
DocEye được tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu, quản lý nghiệp vụ cần thiết, lưu trữ văn bản, phục hồi và sao lưu dữ liệu, hỗ trợ bảo mật tối đa…. Không chỉ có thể sử dụng trên mọi thiết bị, DocEye còn không giới hạn số lượng người cùng sử dụng. Sử dụng DocEye mọi người có thể chọn sử dụng hệ thống online có sẵn hoặc xây dựng riêng một server cho doanh nghiệp.
EFY-DOC
Thêm một phương án khác trong việc quản lý công văn cho doanh nghiệp đó chính là phần mềm EFY-DOC. Phần mềm này được trang bị đầy đủ các tính năng thiết yếu cho việc theo dõi quá trình tiếp cận, xử lý và phân phối văn bản cũng như việc ban hành và dự thảo văn bản: lưu trữ, kiểm soát toàn bộ công văn, quản lý kho tài liệu chung, quản lý thời gian và công việc, tạo kênh trao đổi giữa nhân viên và lãnh đạo, nhóm tính năng truyền thông nội bộ….
Mọi người có thể vận hàng hệ thống EFY-DOC trên nhiều thiết bị khác nhau dù là máy tính cho tới các thiết bị di động, hoạt động trong mạng internet hay mạng nội bộ LAN. Với nhiều ưu điểm nổi bật, EFY-DOC luôn xứng đáng là một sự lựa chọn lý tưởng nên tham khảo.
Codedao
Phần mềm quản lý văn bản Codedao có đầy đủ các tính năng từ cơ bản cho tới nâng cao như cập nhật danh mục văn bản, gửi văn bản, tiếp nhận văn bản gửi đến, tìm kiếm văn bản, phục hồi và sao lưu dữ liệu, cập nhật văn bản cá nhân.
Mọi công việc trong hoạt động lưu trữ văn bản sẽ đều được công nghệ hóa, khoa học hóa và hiện đại hóa, tối ưu hiệu quả và thời gian xử lý công việc, nâng cao tỷ lệ chính xác, đồng thời nó còn giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý. Bên cạnh đó, giao diện đơn giản cũng là một điểm cộng cho phần mềm này, giúp cho việc sử dụng trở nên hiệu quả hơn, hỗ trợ tối đa cho những người mới sử dụng chưa có nhiều kinh nghiệm.
Mang tới nhiều công dụng giúp cho việc quản lý văn bản trở nên hiệu quả hơn. Các phần mềm quản lý văn bản cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và được ứng dụng nhiều hơn. Tham khảo các phần mềm tốt nhất thời điểm hiện tại mà chúng tôi vừa giới thiệu ở trên để có thể đưa ra sự lựa chọn chính xác, phù hợp nhé.
