Với những người đảm nhiệm việc lo về thủ tục hành chính của doanh nghiệp hay cá nhân, việc công chứng không còn mấy xa lạ. Đây là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp của văn bản, giấy tờ. Ngày xưa, khi chưa có sự hỗ trợ của công nghệ, việc công chứng thường xuyên xảy ra sai sót khi quản lý việc công chứng cũng như mất nhiều thời gian hơn. Khi phần mềm quản lý hồ sơ công chứng xuất hiện mọi hạn chế đó đã được cải thiện đáng kể. Chúng tôi xin giới thiệu top 4 phần mềm quản lý hồ sơ công chứng dưới đây.
Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng online là gì? Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ công chứng?
Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng online thường là những phần mềm tích hợp nhiều tính năng như phân hệ quản lý hồ sơ công chứng, khai báo, quản lý và tạo mục mới, tự động lưu lại và còn có cả phần mềm quản lý hợp đồng, tài sản, lịch sử giao dịch, hỗ trợ việc tra cứu hồ sơ… Mọi tính năng của phần mềm nhằm mục đích số hóa dữ liệu, đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ, từ đó tối ưu hóa yếu tố thời gian và hiệu quả khi làm việc công chứng.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chứng:
- Chuyên nghiệp hóa quy trình công chứng, từ đó thúc đẩy thời gian, tiến độ công chứng, tiết kiệm thời gian cho người công chứng lẫn người cần công chứng.
- Quản lý tập trung mọi dữ liệu thông qua mô hình điện toán đám mây, từ đó đảm bảo tính đồng nhất và liên kết của mọi dữ liệu, giúp những người có nhiệm vụ dễ dàng truy cập và cập nhật dữ liệu. Việc trao đổi dữ liệu giữa các bộ phận cũng dễ dàng hơn.
- Hỗ trợ việc tìm kiếm và phân loại dữ liệu khoa học hơn, từ đó hạn chế những sai sót và nhầm lẫn về dữ liệu.
- Ngăn chặn các hồ sơ nằm trong số liệu ngăn chặn, giúp giảm rủi công chứng
- Tăng khả năng bảo mật nhờ hệ thống bảo mật và phân quyền chặt chẽ. Đồng thời nhờ công nghệ điện toán đám mây mà phía cơ quan công chứng sẽ có biện pháp khôi phục dữ liệu nếu chẳng may có xảy ra rủi ro phát sinh mất dữ liệu.
- Có thể xuất báo cáo nhanh chóng, dễ dàng, mọi lúc mọi nơi nhờ tính năng tự động tổng hợp số liệu của phần mềm.
- Giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt toàn bộ quy trình thực hiện công chứng, từ đó có những biện pháp cải thiện quy trình phù hợp
Top 4 phần mềm quản lý hồ sơ công chứng được ưa chuộng nhất
Khi công chứng online đã dần thể hiện được thế mạnh và sự ưu việt của chúng, ngày càng có nhiều phần mềm quản lý công chứng online ra đời giúp các nhân viên công chứng cải thiện công việc hiệu quả. Dưới đây là top 5 phần mềm quản lý hồ sơ phòng công chứng được ưa chuộng nhất.
Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng Uchi
Gợi ý thứ ba, đồng thời cũng là một phần mềm nhận được khá nhiều giải thưởng lớn, đó là phần mềm quản lý hồ sơ công chứng Uchi do Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Phần Mềm Và Nội Dung Số OSP hình thành và phát triển. Nhờ ứng dụng Data Processing mà phần mềm này có thể phân loại và tối ưu dữ liệu một cách thông minh, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu thông tin hồ sơ, phần mềm quản lý hợp đồng công chứng, thông tin ngăn chặn, hỗ trợ và cung cấp bộ mẫu soạn thảo hợp đồng công chứng, là kênh trao đổi thông tin hiệu quả giữa Sở Tư pháp, Hội công chứng viên tới các Tổ chức công chứng, hỗ trợ lập báo cáo, in sổ hợp đồng công chứng theo quy định hiện hành… Chỉ cần kết nối mạng Internet, phần mềm Uchi sẽ kết nối Sở Tư pháp, Tổ chức công chứng, Phường xã có chứng thực hợp đồng và các Cơ quan phối hợp lại với nhau, giúp quá trình làm việc diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, dữ liệu truyền tải dễ dàng và đồng nhất hơn. Uchi nhận được sự tin tưởng của các cơ quan như Sở Tư pháp và gần 400 Tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước, đồng thời nhận được chứng nhận “Top 50 thương hiệu đáng tin cậy năm 2018”, giải “Vietnam Digital Awards 2019”.
Phần mềm quản lý hồ sơ VSD
Nhằm số hóa và tăng hiệu quả, giảm thiểu rủi ro trong việc quản lý và giải quyết các nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng giao dịch công chứng, Công ty cổ phần công nghệ VSD Việt Nam đã cho ra đời phần mềm quản lý VSD. Phần mềm cung cấp đầy đủ các chức năng, tiện ích giải quyết các nghiệp vụ công chứng mỗi ngày chẳng hạn như quản lý hợp đồng, giao dịch công chứng; quản lý lịch sử giao dịch công chứng; theo dõi trạng thái thay đổi của tài sản trên văn bản hay hợp đồng; tạo và gửi các thông báo đến các cơ quan có liên quan hay gửi đến nội bộ; tra cứu và tìm kiếm thông tin cần thiết; phân loại và quản lý theo từng danh mục; hỗ trợ duyệt, tạo phụ lục, hủy, in hợp đồng / văn bản; kết xuất và in báo cáo thống kê theo mẫu Thông tư… Bên cạnh đó, VSD còn cung cấp các module giúp quản lý tài sản ngăn chặn, chứng thực với các nghiệp vụ liên quan. VSD được xây dựng trên nền tảng Microsoft Net Framework 4.0/4.5, do đó khá dễ dàng triển khai cũng như mở rộng hệ thống bằng cách thêm hay điều chỉnh module.
Phần mềm quản lý hồ sơ online CeNM
Với kinh nghiệm phát triển phần mềm công nghệ hỗ trợ quy trình quản lý kinh doanh của mình, CMC TS đã đem đến phần mềm quản lý CeNM để giúp nghiệp vụ công chứng được thực hiện hiệu quả, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Thông qua các tính năng phân hệ quản lý hồ sơ công chứng, phân hệ quản lý hồ sơ đương sự, phân hệ quản lý tài chính – tài sản, phân hệ kiểm tra ngăn chặn các hồ sơ giao dịch, các phương tiện, tài sản nằm trong danh sách ngăn chặn, phân hệ hệ thống mã chung và quản trị cũng như phân hệ tra cứu, CeNM giúp quản lý dữ liệu tập trung và đồng nhất, bảo mật và phân quyền dữ liệu tốt nhất, đồng thời phân tích và cung cấp những báo cáo chính xác. Phần mềm CeNM sẽ là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho mô hình doanh nghiệp nhiều cấp nhờ phân quyền thao tác số liệu chặt chẽ. CeNM đã đoạt giải hạng mục Phần mềm tiêu biểu nhất tại Lễ trao giải Sao Khuê năm 2019.
Phần mềm H2-QLCC
Công ty phần mềm H2SOFT – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp hệ thống và dịch vụ phần mềm cho doanh nghiệp đã thiết kế nên phần mềm quản lý H2-QLCC nhằm tăng sự hiệu quả cho quy trình quản lý nghiệp vụ Hồ sơ công chứng – Chứng thực. Phần mềm hoạt động trên nền tảng Windows Presentation Foundation (WPF), một nền tảng cho phép developer có thể tạo ra các ứng dụng trên nền .NET framework cho Windows nói chung. Do đó, H2-QLCC luôn dễ dàng cập nhật những tính năng mới từ Microsoft, dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm thuộc Microsoft khác, có khả năng mở rộng ứng dụng mạnh mẽ. Phần mềm đáp ứng được mọi tiêu chí về những tính năng quản lý, phân loại, tìm kiếm thông tin, đồng bộ, dễ dàng tích hợp hay mở rộng dựa trên tính năng sẵn có hay thêm module mới, bám sát các đặc trưng của ngành hay khu vực, do đó H2-QLCC thích hợp để làm công cụ quản lý công chứng cho các cơ quan công chứng từ tuyến xã, huyện, tỉnh, trung ương.
Trên đây là 5 gợi ý về phần mềm quản lý hồ sơ công chứng online nếu cơ quan của bạn cần sự hỗ trợ để tối ưu hóa quy trình công chứng. Chúc bạn sẽ có lựa chọn phù hợp nhất.
