Top 10 ứng dụng quản lý dự án PMS chuyên nghiệp

 

Công việc quản lý dự án luôn là vấn đề đau đầu nhất và hao tốn rất nhiều thời gian của hầu hết doanh nghiệp. Nếu bạn là một nhà quản lý dự án, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy đầy thử thách và khó khăn khi phải cố gắng hoàn tất những dự án nhỏ lớn trong một khoảng thời gian ngắn. Bạn cũng cảm thấy mất thời gian và công sức khi phải liên tục cập nhật trang tính một cách thủ công và tham gia nhiều cuộc họp để trao đổi về công việc, dự án. Từ nay bạn sẽ giải quyết được các vấn đề này một cách khoa học và nhanh chóng nhờ ứng dụng quản lý dự án. Nhưng làm thế nào để chọn ra một ứng dụng quản lý phù hợp? bài viết sau đây sẽ giới thiệu đến bạn top 10 ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp và hiệu quả nhất

Ứng dụng quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software)
Ứng dụng quản lý dự án (Project Management Software)

Ứng dụng quản lý dự án (Project Management Software) viết tắt là PMS, là một hệ thống nhiều chức năng giúp doanh nghiệp có thể xử lý và hoàn tất các dự án một cách hiệu quả và nhanh chóng. Trong ứng dụng quản lý dự án, người dùng có thể xem quá trình của một dự án, xem những bên liên quan, thời gian thực hiện dự án, mục tiêu của từng dự án, những công việc cần hoàn thành,…từ đó giúp các dự án và cũng như công việc của từng cá nhân được cải thiện về chất lượng và tiến độ đáng kể. 

Vì sao các doanh nghiệp nên dùng ứng dụng quản lý dự án PMS?

Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý dự án PMS?
Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng ứng dụng quản lý dự án PMS?

Tăng khả năng tương tác lẫn nhau giữa người dùng

Ứng dụng quản lý dự án PMS cho phép nhiều người dùng trong hệ thống có thể xem được được các công việc mà thành viên trong team của mình đang thực hiện, và có thể trao đổi với người đó dễ dàng khi bất có kỳ câu hỏi liên quan nào 

Theo dõi và cập nhật tiến độ dự án tiện lợi, chính xác

Có thể theo dõi được các mốc thời gian quan trọng của từng dự án một cách rõ ràng, người dùng có thể biết được đâu là thời điểm nên hoàn thành dự án, và cần phải làm gì. Tiến trình, trạng thái của tất cả dự án luôn được hiển thị rõ ràng và cập nhật liên tục khi có sự thay đổi 

Kết nối với khách hàng nhanh chóng

Khả năng tương tác với khách hàng dễ hơn, hiệu quả hơn và nhanh hơn khi hệ thống PMS cho phép khách hàng có thể truy cập (khi được cấp username và password) vào dự án liên quan, theo dõi được tiến độ công việc của một người dùng (nhân viên). Khách hàng có thể chỉ ra một phần nào đó và bình luận trực tiếp, hoặc đặt ra câu hỏi cho người phụ trách công việc ngay trên hệ thống. Nhân viên có thể thông qua đó mà giải quyết các vấn đề từ khách hàng nhanh chóng, tiện lợi 

Bàn giao công việc dễ dàng

Nhà quản lý dự án có thể phân công nhiệm vụ cho từng người dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn khi hệ thống cho phép nhà quản lý có thể chèn tất cả công việc cần thực hiện vào timeline của dự án, và bàn giao nó cho một team hoặc một cá nhân để thực hiện cùng một lúc. Các nhân viên khi truy cập vào dự án sẽ thấy được công việc của mình là gì, và khi nào hoàn tất. 

Quản lý ngân sách khéo léo

Nhà quản lý dự án có thể xem được mỗi nhân viên đã làm được những gì và trong bao nhiêu giờ, thấy được chi phí thay đổi theo thời gian và xác định điểm ngốn nhiều chi phí nhất. Khi đó nhà quản lý có những quyết định thay đổi sao cho phù hợp để đảm bảo ngân sách luôn trong tầm kiểm soát 

Cho phép lưu trữ và kết nối thông tin lớn

Hệ thống PMS cho phép lưu trữ một số lượng cực kỳ lớn các tài liệu, nguồn tài nguyên liên quan đến các dự án hoặc cần thiết cho những nhân viên. Tất cả người dùng đều có thể đăng tải, truy cập, xem và quản lý dữ liệu hiệu quả. Ngoài ra phần mềm còn hiển thị các phiên bản đã thay đổi của một tài liệu, xem được người dùng nào đã tác động lên tài liệu đó và như thế nào. Bất cứ sự đăng tải, thay đổi trên tài liệu đều được cập nhật liên tục, rõ ràng. 

Các thành viên mới có thể nắm được dự án dễ dàng

Một thành viên mới khi gia nhập vào cùng thực hiện dự án đang dang dở vẫn có thể hiểu quá trình diễn ra của một dự án dễ dàng từ lúc bắt đầu cho đến thời điểm hiện tại. Người mới có thể nắm được các thông tin quan trọng, xem được cách làm việc, các hướng thay đổi,…từ đó có một cái nhìn toàn diện về dự án, công việc, có thể đóng góp tích cực với các thành viên trong nhóm để hoàn thiện dự án theo đúng yêu cầu và tiến độ. 

Công cụ hỗ trợ làm việc từ xa

Khi xu hướng làm việc từ xa đang trở nên phổ biến, thì lợi ích này của ứng dụng quản lý dự án sẽ giải quyết những khó khăn liên quan triệt để và hiệu quả. Tất cả nhân viên có thể tự thực hiện và xử lý các công việc, nhiệm vụ của mình đầy đủ, đúng tiến độ mà không cần phải ngồi gần nhau. Người quản lý cũng có thể kiểm tra và đưa ra các đánh giá dựa ngay trên hệ thống, và không cần phải tương tác bên ngoài. 

Top 10 ứng dụng quản lý dự án PMS chuyên nghiệp

1. Mona PMS – Ứng dụng quản lý dự án hiện đại, chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý dự án thuần Việt - Mona PMS
Ứng dụng quản lý dự án thuần Việt – Mona PMS

Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý dự án – công việc thuần Việt nhưng vẫn cung cấp đa dạng chức năng, không thua kém gì các công cụ quản lý quốc tế thì Mona PMS chính là giải pháp hàng đầu và tốt nhất hiện nay. Mona PMS được phát triển bởi công ty Mona Media, và được biết đến là một trong những công ty lập trình, cung cấp phần mềm ứng dụng nổi tiếng và đáng tin cậy nhất Việt Nam. Với một số lượng lập trình viên đầy tài năng, dày dặn kinh nghiệm, và gần 10 năm phục vụ đa dạng các khách hàng trong nước và ngoài nước, Mona Media hiểu được nhu cầu của hầu hết các doanh nghiệp, cũng như từ chính Mona Media. Từ đó phần mềm Mona PMS ra đời với sứ mệnh là giải quyết tất cả các khâu từ quản lý, vận hành cho tới điều phối công việc, và đặc biệt là cải thiện tương tác với khách hàng của các doanh nghiệp. 

Mona PMS là công cụ quản lý dự án hiện đại, dễ hiểu, dễ sử dụng, phù hợp cho tất cả loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt bạn còn có thể sử dụng Mona PMS trên đa dạng nền tảng từ Website, Webapp, hay Mobile Apps trên Android hoặc IOS. Điều này tạo điều kiện cho nhà quản lý cũng như nhân viên có thể theo dõi và làm việc trực tiếp với nhau qua từ xa, nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ dự án và chất lượng. 

Bạn có thể xem chi tiết về hệ thống quản lý công việc Mona PMS này tại: https://mona.media/phan-mem-quan-ly-du-an-cong-viec/

Đặc điểm nổi bật của Mona PMS 

  • Hệ thống thuần Việt phù hợp cho các doanh nghiệp Việt Nam 
  • Hỗ trợ trên đa nền tảng 
  • Kết hợp quản lý kế toán, doanh thu, báo cáo
  • Giao diện chuẩn UX, dễ sử dụng 
  • Timeline dự án dễ nhìn, trực quan 

Thông tin liên hệ

  • Website: Mona.media
  • Hotline: 1900 636 648
  • Email: [email protected][email protected]
  • Skype: demonhunterp
  • Địa chỉ: số 373/226 đường Lý Thường Kiệt, P. 8, Q. Tân Bình, TP. HCM

2. Trello – Phần mềm quản lý dự án

Trello - Phần mềm quản lý dự án
Trello – Phần mềm quản lý dự án

Trello là một trong những phần mềm quản lý dự án của Mỹ được đánh giá là sự lựa chọn hàng đầu trên nhiều quốc gia. Với thiết kế tối giản của hệ thống, giúp người dùng dễ dàng sử dụng hệ thống và có thể theo dõi rất nhiều công việc khác nhau. Ở Trello, bạn có thể tạo ra nhiều bảng khác nhau cho những loại công việc khác nhau, dự án khác nhau, nhóm khác nhau, hoặc bất cứ điều gì khác. Đồng thời hệ thống cho phép bạn di chuyển hoặc chuyển đổi các bảng, và thêm bất cứ công việc nào trong bảng đó. 

Đặc điểm nổi bật của Trello 

  • Chế độ xem Kanban 
  • Kéo và thả linh hoạt 
  • Chế độ xem tổng thể cho đến chi tiết các thẻ 
  • Tổ chức công việc theo thời gian và mức độ ưu tiên 
  • Nhắc nhở deadline và thông báo liên quan 

3. Jira- Phần mềm dự án IT

Jira- Phần mềm dự án IT
Jira- Phần mềm dự án IT

Phần mềm quản lý dự án Jira được thiết kế đặc biệt cho các công ty lĩnh vực IT (công nghệ thông tin), các công ty chuyên thiết kế và phát triển phần mềm cho những ngành khác trên toàn thế giới. Phần mềm Jira hỗ trợ nhiều công cụ và tính năng giúp các nhóm cũng như những cá nhân trong một nhóm có thể hoàn thành qúa trình thiết kế và lập trình một cách hiệu quả bằng cách lên kế hoạch, theo dõi, trình bày, báo cáo,…Bên cạnh đó phần mềm còn cho phép tất cả người dùng có thể tham gia thảo luận, tương tác trực tiếp trên từng giai đoạn của dự án. 

Đặc điểm nổi bật của Jira 

  • Cho phép sử dụng quy trình làm việc tuỳ chỉnh
  • Phù hợp cho những công ty thiết kế và lập trình phần mềm, website 
  • Tích hợp những ứng dụng thân thiện với người dùng 
  • Tự động sắp xếp các công việc hợp lý, khoa học
  • Khả năng mở rộng và bảo mật tuyệt đối

4. Active Collab- Công cụ quản lý dự án

Active Collab- Công cụ quản lý dự án
Active Collab- Công cụ quản lý dự án

Actice Collab là công cụ quản lý dự án cho phép doanh nghiệp bạn có thể kiểm soát tất cả các task nhỏ cho đến dự án một cách toàn diện. Active Collab mang đến một môi trường làm việc năng động và thông minh, giúp người dùng có thể tương tác mạnh mẽ với các tác vụ cũng như nhiều cá nhân khác. Với hệ thống của Active Collab, bạn có thể nắm chắc từng deadline của mỗi dự án, biết được các công việc và quá trình thực hiện của các thành viên trong team, xây dựng kế hoạch làm việc thực tế có thời gian và quy trình rõ ràng, dễ dàng tổ chức nhóm của bạn, theo dõi từng công việc với nhiều công cụ. 

Đặc điểm nổi bật của Active Collab 

  • Theo dõi thời gian cụ thể và lập hoá đơn dựa trên số thời gian 
  • Sử dụng thẻ Kanban 
  • Chỉ định nhiều công việc cho nhiều người dùng khác nhau và đặt ra deadline
  • Chia sẻ lịch nhóm và hợp tác làm việc 

5. Smartsheet – Hệ thống quản lý dự án

Công cụ tạo dự án đơn giản - Smartsheet
Công cụ tạo dự án đơn giản – Smartsheet

Nếu bạn mong muốn team của bạn có thể cộng tác, và tương tác trên bất cứ thứ gì thì Smartsheet chính là một sự lựa chọn phù hợp. Hệ thống Smartsheet sẽ cung cấp những tuỳ chọn đính kèm, bạn có thể đăng tải trực tiếp lên hệ thống từ Google Drive, Onedrive, Dropbox, hoặc bất cứ ứng dụng nào. Ngoài ra bạn còn có thể xem người dùng nào đang bận, người dùng nào không phải là thành viên của team, và tương tác nhiều người dùng cùng lúc. Smartsheet phát triển trên nền tảng điện toán đám mây, vì vậy bạn có thể kết nối và sử dụng phần mềm mọi lúc mọi nơi. Đây là phầ mềm PMS được đánh giá là tương đối dễ sử dụng, và giải quyết cơ bản các khâu quản lý dự án của mọi doanh nghiệp. 

Đặc điểm nổi bật của Smartsheet

  • Sử dụng template Spreadsheet
  • Quy trình làm việc tự động, linh hoạt 
  • Lên biểu đồ, kế hoạch từng dự án rõ ràng
  • Quản lý nguồn tài liệu hiệu quả
  • Chức năng theo dõi và quản lý ngân sách tối ưu

6. Instagrantt – Ứng dụng quản lý dự án

Instagrantt - Ứng dụng quản lý dự án
Instagrantt – Ứng dụng quản lý dự án

Instagrantt là phần mềm quản lý dự án toàn diện và có mô hình làm việc cực kỳ đặc biệt khi được thiết kế trực tiếp với Asana (phần mềm này sẽ được đề cập sau), cho phép người dùng có thể liên kết thời gian biểu, kế hoạch từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này có nghĩa là bạn chỉ cần tạo thông tin dữ liệu một lần, nhưng bạn vẫn sẽ thấy nó trên mỗi nền tảng khác nhau. Bạn có thể thiết lập timelines và các task cũng như quản lý khối lượng công việc của team khoa học. 

Nếu bạn không sử dụng Asana, bạn vẫn có thể khai thác được rất nhiều thứ từ hệ thống này, bao gồm theo dõi, giám sát, chỉ định các nhiệm vụ, thiết lập deadline, và đánh giá tiến độ dự án. 

Đặc điểm nổi bật của Instagrantt

  • Chế độ xem khối lượng công việc và biểu đồ Grantt 
  • Sắp xếp nhiệm vụ theo chế độ ưu tiên, mức khẩn cấp,…
  • Kéo và thả mượt mà, dễ dàng
  • Nhiều phương thức xuất tệp: Excel, image, pdf
  • Lựa chọn phân công trong nhóm: bằng thông báo và bàn giao công việc

7. Asana – Công cụ hỗ trợ giám sát dự án chuyên nghiệp

Asana - Công cụ hỗ trợ giám sát dự án chuyên nghiệp
Asana – Công cụ hỗ trợ giám sát dự án chuyên nghiệp

Nếu bạn đang muốn theo dõi kịp thời, cập nhật liên tục các quá trình làm việc của các thành viên trong nhóm thì Asana là một công cụ lý tưởng. Phần mềm PMS Asana cho phép bạn tạo một lúc các nhiệm vụ trong từng dự án, và di chuyển nó tuỳ thích. Đồng thời bạn sẽ xem được những gì cần phải thực hiện, cần hoàn tất dựa trên timeline dự án trực quan. Cũng như những phần mềm khác, bạn có thể thiết lập các mốc thời gian cho dự án, lên chiến lược/ kế hoạch cho dự án, chọn ngày đến hạn. 

Đặc điểm nổi bật của Asana

  • Quản lý tài liệu, tài nguyên hiệu quả
  • Liên kết với các nguồn bên ngoài: Slack, Outplanr, Google Calendar, Dropbox
  • Công cụ cộng tác đa chức năng 
  • Quản lý Portfolio 

8. Monday- Hệ thống quản lý dự án hiệu quả

Monday- Hệ thống quản lý dự án hiệu quả
Monday- Hệ thống quản lý dự án hiệu quả

Monday cung cấp cho người dùng một không gian làm việc sáng tạo và hiệu quả, cho phép một hoặc nhiều team có thể vận hành dự án, tiến trình làm việc, khối lượng công việc, các nhiệm vụ cũng như các công việc hằng ngày tuỳ chỉnh. Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập đối tượng được phép truy cập với dự án nào. 

Đặc điểm nổi bật của Monday

  • Tích hợp từ các hệ thống khác: Dropbox, Google Drive, Zapier, Pipedrive
  • Khả năng tương tác giữa nhiều người dùng dễ dàng 
  • Hiển thị trực quan tiến trình dự án 
  • Gửi thông báo đến email 

9. Clickup- Công cụ quản lý dự án tối ưu

Clickup- Công cụ quản lý dự án tối ưu
Clickup- Công cụ quản lý dự án tối ưu

Clickup là hệ thống quản lý dự án PMS hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Clickup nâng cao hiệu suất làm việc của nhà quản lý dự án nhờ các tính năng thiết lập dự án từ tổng quát đến chi tiết, cho phép tạo ra một thời gian biểu tự động với thời gian ước tính phù hợp, và lọc chọn những thành viên có quyền xem các hoạt động nào trên hệ thống. 

Đặc điểm nổi bật của Clickup 

  • Cho phép giao diện chế độ tối 
  • Bình luận trực tiếp trên tiến trình dự án, nhắc người khác
  • Khả năng tích hợp đa dạng
  • Hỗ trợ notepad

10. Wrike- Công cụ PMS chuyên nghiệp

Wrike- Công cụ PMS chuyên nghiệp
Wrike- Công cụ PMS chuyên nghiệp

Wrike được đánh giá một công cụ PMS chuyên nghiệp, cung cấp nhiều tính năng quản lý dự án, giúp tối ưu hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ và cải thiện chất lượng cộng tác giữa nhiều người dùng. Mọi sự thay đổi, cập nhật, hành vi của người dùng đối với từng nhiệm vụ đều được giám sát và chia sẻ ngay đến các khách hàng liên quan. 

Đặc điểm nổi bật của Wrike 

  • Hệ thống phân cấp thư mục rõ ràng 
  • Hiển thị công việc trong thời gian thực tế 
  • Quy trình làm việc tự động và cá nhân hoá 

Bài viết trên đã tổng hợp ra top 10 phần mềm quản lý dự án PMS tốt nhất, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Tuy nhiên tuỳ vào quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như các yêu cầu liên quan đến dự án, mà bạn sẽ chọn ra được một công cụ PMS phù hợp, giải quyết và cải thiện triệt để các khâu hoàn thiện dự án. Với những giới thiệu và phân tích trên, hi vọng bạn sẽ tìm thấy một phần mềm quản lý dự án PMS thích hợp và hiệu quả nhất. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *